Cada administrador conoce bien esta escena: alguien del consejo pide un acta de hace dos años, pero no aparece. Está en papel, en un correo viejo, en una USB perdida o en una carpeta que cambió de manos varias veces. Recuperarla toma horas… o nunca llega.

Las actas son documentos legales y obligatorios, pero su gestión suele ser uno de los procesos más desordenados dentro de la propiedad horizontal. La falta de estandarización y la rotación de administradores hacen que sea muy fácil perder información crítica.

¿Por qué es tan importante tener las actas centralizadas y organizadas?

• Porque son el soporte legal de las decisiones de la asamblea y el consejo.
• Porque evitan conflictos por interpretaciones erróneas o falta de evidencia.
• Porque permiten continuidad administrativa, incluso cuando hay cambios de administración.
• Porque protegen a la copropiedad en caso de reclamaciones o procesos legales.

Una buena gestión de actas debería incluir:

1. Un repositorio único y seguro
   Nada de archivos regados en correos o carpetas personales.
2. Carga fácil de nuevas actas
   Subir el PDF o documento final sin necesidad de procesos complicados.
3. Búsqueda rápida por fecha, tema o palabra clave
   Para encontrar en segundos una decisión tomada hace años.
4. Control de versiones y fechas
   Saber cuál es el acta oficial y evitar modificaciones indebidas.
5. Acceso según perfiles
   El consejo, la administración o los propietarios pueden tener distintos niveles de acceso según sus responsabilidades.

Cuando las actas están organizadas y centralizadas, la administración fluye.
No hay discusiones sobre “qué se aprobó”, no se pierden documentos y las decisiones quedan claras para todos los involucrados.

Gestionar actas no debería ser una tarea pesada. Con una herramienta diseñada para propiedad horizontal, se convierte en un proceso transparente, seguro y simpl